Día Mundial de las Relaciones Públicas
Reunión del Equipo Coordinador de RR.PP.
En Uruguay, se celebran los 19 de septiembre el Día de las Relaciones Públicas y de los relacionistas públicos que trabajan en diversas áreas, no siempre tan definidas como deberían ser porque no siempre se visibilizan la diversidad de tareas a cumplir. En realidad son quienes se preocupan de las estrategias de preservar una imagen corporativa positiva y comunicacional al estar formados para trabajar en equipo por la empresa.
Antecedentes en Uruguay
En función de lo expresado, se integró (de nuevo) en el año 2010, un equipo de encargados y directores de tareas de Ceremonial y Protocolo de Estado, lo que se conoce como Relaciones Públicas (RR.PP.), Prensa, Comunicación Institucional. Se planteó que varios organismos públicos teníamos la necesidad de contar con académicos que nos formaran a quienes trabajábamos en esta área, sin embargo, la responsabilidades era grande porque podría afectar la imagen de una autoridad, de un evento, de la empresa, etc. y esto de ocurrir debería contar con herramientas que lo subsane rápidamente.
Entre los organismos participantes se formó lo que denominamos “Equipo Coordinador” que sirvió para detectar y encarar las carencias que teníamos en el área a nivel país, sobre todo porque existían planteos de los colegas del interior que lo necesitaban para el trabajo diario al no contar con formación. Durante largo tiempo nos dividimos en comisiones para trabajar y poder construir un material que sirviera de orientación para quienes debían cumplir con estas tareas, más allá de las diferencias que existen entre organismos públicos, el material debía incluir normas generales de protocolo.
En el año 2014, se concreta la “Guía Básica de Procedimientos Protocolares” con el objetivo de ser una herramienta útil y ´colaborar para que los funcionarios de las oficinas del Estado que trabajan en las áreas de Protocolo y Relaciones Públicas, en los tres niveles de gobierno, contaran con conocimientos fundamentales para desarrollar sus funciones con eficacia y profesionalismo´.
Este trabajo honorario, ciento por ciento, se concluyó gracias al esfuerzo grupal por cumplir con la tarea. Se logró editar la Guía en formato papel y digital, en tiempo y forma para ser entregada en el evento anual denominado “Jornada Nacional de Protocolo, RR.PP. y Ceremonial de Estado” que se organizaban, cada año, en diversos lugares del país para capacitarnos con profesores del área.
Se entregó de manera gratuita a los participantes por organismo público, también se invitó a estudiantes y docentes. La selección de los temas para la Guía, fue un planteo grupal recogido en la VI Jornada que se había realizado en julio de 2011 en la ciudad de Mercedes-Soriano, en el marco de la Conmemoración de los doscientos años de la Gesta Libertadora. Los temas que se habían planteado, se agruparon en las siguientes áreas temáticas (capítulos): Comunicación, Organización de Eventos Oficiales, Precedencias, Símbolos Nacionales e Internacionales y Protocolo en las Comidas.
po conformado, aún nos reunimos para festejar el Día de las Relaciones Públicas, aunque pase desapercibido para muchos, nosotros nos mantenemos fiel a la causa de mejorar cada evento que caiga en nuestras manos, sean estos públicos o privados.
Función de un relacionista público
Explicar la carrera profesional puede resultar engorroso, pues nos enfrentamos a un mercado laboral que no comprende todo lo que abarcan las actividades. Aunque se podría decir que somos expertos en comunicación (los profesionales que se formaron en ello) puesto que, hoy por hoy, es clave para la buena imagen corporativa. Estos puestos suelen ocuparse con comunicadores, relacionistas públicos, publicistas y hasta profesionales que se dedican a estudios de mercados. La realidad es compleja a falta de definiciones en torno a un área que realiza tareas propias pero múltiples, pero que aún en muchas instituciones aún falta definirse en la carrera, aunque en la práctica somos quienes nos encargamos de atender las demandas que devienen de las diferentes áreas y comunicaciones que se dan en el entorno de una empresa, de no atenderlas afectarían a la propia empresa, y en otros casos, a las relaciones entre los recursos humanos.
El profesional que se dedica a la comunicación (interna y externa) puede realizar desde el ámbito de su trabajo acercamientos de las tareas del área de las Relaciones Públicas con las de Prensa (medios) porque las tareas de ambos consisten en relacionarse con los medios, sin distinción si se trata de una empresa pública o privada. Pero el relacionista público, tiene especificidad en las áreas de imagen corporativa y relacionamiento con sus públicos, entre otras.
En política – Un profesional de relaciones públicas puede ser asesor comunicacional de políticos, como también puede oficiar de jefe de campaña cuando el personaje esté en el proceso.
Comunicación interna – Se harácargo de las comunicaciones dentro de la institución, podrá diseñar estrategias y realizar acciones de comunicación planificadas para que su equipo pueda concretarlas, una vez aprobadas por la autoridad que corresponda, y de manera de mejorar el ambiente de trabajo y el de los trabajadores.
Comunicación Externa - en los hechos es quien redacta los comunicados de prensa con profesionalidad, es decir se encarga de armar el material a difundir con cierta formalidades que debe analizar (remitente, saludos inicial y final, formas de dirigirse a determinados públicos, análisis de contenido y de entregas a quien(es) corresponda exteriorizar la información), son tareas de comunicación que involucra ciertos cuidados que merece la imagen corporativa y la reputación de la empresa, sea privada o estatal.
Medios de Comunicación internos – Estar a cargo de los medios de comunicación que posee y genera una empresa -si es que existen dentro de la institución- de lo contrario debería estimularse su construcción porque mejoran las relaciones humanas dentro del ámbito laboral. Sean carteleras, salas informales, comedor, espacios recreativos, entre otros. En ellos se generan contenidos, e intercambios que se estimula se realicen o asesorar para fomentarlos entre los trabajadores relacionados con temas de la empresa o con sus autoridades, para poder solucionar problemas no reparados.
Publicidad – El encargado de las RR.PP puede estar a cargo y al tanto de los negocios y contratos existentes de la empresa con aquellas otras con las que la empresa realiza sus promociones de -productos y servicios- en uso de la publicidad, o ser parte de equipos de trabajo con respecto a rubros específicos y/o actividades a realizar puntualmente.
Recursos Humanos – Están capacitados para seleccionar a sus equipos de trabajo, para cumplir con las actividades de la empresa, en pro de un objetivo conjunto a alcanzar.
Producción de eventos – El encargado de las RR.PP de una empresa que realiza lanzamientos de productos y servicios a promocionar, debe estar a cargo o en contacto con la organización y coordinación del evento al estar en relación con las comunicaciones de la empresa y públicos referentes.
Consultoría - Los relacionistas públicos pueden coordinar tareas con otros referentes de su área y en asociación con otros profesionales, para prestar asesorías en otras áreas o actividades que debe realizar la empresa, o en relación con otras organizaciones.
Comunicación estratégica – Está capacitado para desempeñar tareas de manejo de crisis en una empresa, en un evento,… permitirá también posicionarla en el mercado de mejor manera, al tener a su cargo las diversas tareas que conlleva una comunicación efectiva.
Docencia e investigación – Están capacitados para formar a nuevos trabajadores dentro de su área, o de actividades externas a su empresa en función de cómo realizar un evento, recibir autoridades, diseñar la distribución de espacios de una sala, salón, etc., para una reunión con poca o mayor número de participantes, coordinar personal y servicios, etc. Capacitados para investigar en temas específicos de su área o de la propia empresa para comunicar a otros.
Herramientas
*Redes sociales - permiten a las empresas comunicarse directamente con sus clientes. El uso de sitios permite, a su vez, seguir a medios de interés o ser seguido por periodistas, impulsar el tráfico web, gestionar problemas y responder a corto plazo a críticas o situaciones negativas, y hasta aumentar la exposición de la marca.
*Boletines - Los boletines pueden ser digitales si se envían por correo electrónico o impresos los que se remiten por correo tradicional o entregar de mano, mostrador, etc., Son capaces de promocionar a la empresa, comunicarse con sus públicos para mantener informados sobre lo que está realizando, si está bien escrito, ofrecerá información de valor para lectores y públicos referentes de la empresa.
*Eventos - Los eventos son oportunidades para una empresa, incentivan su exposición, promueven nuevos productos o servicios y garantizan información, también brindan posibilidades que neutralicen impresiones adversas, construyen confianza con su público. Las ferias, workshops, exposiciones proporcionan información útil y sirven para conocer las necesidades de los consumidores, entre otros.
*Seminarios y conferencias - Posiciona a la empresa como innovadora en el campo que se trate, establece contactos con nuevos públicos y actualiza sus bases, puede consolidar una reputación positiva a la empresa como experta en el área que expone.
*Patrocinios - Las asociaciones y patrocinios con organizaciones sin fines de lucro pueden ayudar a fomentar sentimientos de lealtad hacia la empresa y al ofrecer beneficios comunitarios que brinden valor, ayuda a que los consumidores se identifiquen con la marca y perciban que la empresa se conduce con ética y buenas prácticas.
*Relaciones con el personal - El relacionista público podrá representar a la alta dirección ante los demás, y al adoptar estrategias de comunicación con ellos permite promover la cultura de la empresa, fomentar trabajo en equipo y consolidar el sentido de pertenencia al compartir acciones que se están realizando. En lo interno, retiene al personal y mejora su productividad al sentirse parte de lo que acontece en el lugar donde trabaja.
Toda organización necesita de un equipo de relaciones públicas formal para que ocupe más de un rol. Cuando estalla una crisis o una noticia negativa, su papel conlleva a minimizar los daños o retrocesos que se pueden evitar.
Habilidades
Los diferentes roles de las Relaciones Públicas requieren diferentes habilidades. Los técnicos de RR.PP además de ser escritores deben ser oradores calificados para escribir mensajes que evoquen emociones e inspiren a las audiencias positivamente. Pero, también deben identificar las posibles amenazas para el éxito de la organización y, en consecuencia, proponer estrategias de relaciones públicas que minimice problemas.
Los profesionales de las relaciones públicas dan forma a la imagen de una organización. Ayudan a construir la marca, difunden el mensaje de la organización y minimizan el efecto de la publicidad negativa. En una empresa pequeña, es posible que el relacionista público deba manejar todos los roles: animador sociocultural, responsable del contacto con los medios y autoridades, captador de críticas y demás responsabilidades mencionadas.
Para concluir, un profesional de Relaciones Públicas está capacitado para planificar, organizar, dirigir, desarrollar y evaluar bajo ciertas normas los recursos materiales y humanos que necesita una empresa para desarrollar las estrategias de comunicación interna o externa que se han definido con anterioridad; dirigirse de la mejor manera a sus diversos públicos y autoridades con los que debe relacionarse en función de las actividades y tareas que realizan las áreas de la empresa y cuando se requiera su apoyo brindarlo para resaltar cada evento que se origina a través de ella, a toda la empresa.
Contar con un equipo capacitado para realizar este tipo de tareas, es fundamental, al ser de gran apoyo a la imagen corporativa que se construye a diario.
Fuentes consultadas:
*Guía Básica de Procedimientos Protocolares. Montevideo, 2014.
*María Rosa Vílchez, relacionista pública y asesora de marca. Consulta 21.09.2022.
* Qué hace un relacionista público | Indeed.com México https://mx.indeed.com. Consulta 21.09.2022